VS: che cos’è e quando può servire a una PMI

Perché il tema può riguardare anche una PMI senza obblighi di rendicontazione

Le informazioni sulla sostenibilità possono entrare nei rapporti con clienti e finanziatori anche quando l’impresa non deve pubblicare un bilancio di sostenibilità. Un cliente può chiedere dati sui consumi, sui rifiuti o sulla formazione; una banca può raccogliere informazioni sulle attività aziendali e sui rischi che le possono influenzare.

Per rispondere, l’impresa deve sapere dove si trovano i dati, a quale periodo si riferiscono e chi può verificarli. Una parte può essere già disponibile: nell’amministrazione, nei registri del personale o nella documentazione ambientale. Il lavoro consiste nel ricostruire informazioni coerenti a partire da queste fonti.

Se le richieste si ripetono, può essere utile predisporre una base da aggiornare. Questo permette di riconoscere ciò che è già disponibile e ciò che va integrato, senza ricominciare ogni volta la ricerca dai singoli documenti. Il VS offre un riferimento per organizzare questo lavoro; le esigenze specifiche di ciascun interlocutore vanno comunque chiarite.

Che cosa aiuta a fare il VS

Il VS indica quali informazioni presentare e con quali criteri. Il report, chiamato anche bilancio di sostenibilità, è il documento nel quale l’impresa le raccoglie. Conoscere lo standard aiuta quindi a collegare i documenti aziendali alle informazioni da comunicare.

Per esempio, una bolletta è una fonte per ricostruire il consumo di energia. Prima di utilizzare il dato occorre controllare l’utenza, il periodo coperto e gli eventuali conguagli. Il risultato da presentare deve riferirsi alle attività e all’esercizio considerati: la sola disponibilità della bolletta non conclude il lavoro.

Lo stesso criterio vale per gli altri ambiti. Registri delle presenze, documentazione sui rifiuti e procedure interne hanno funzioni diverse, ma devono consentire di ricostruire ciò che viene comunicato. Organizzare le fonti permette anche di individuare informazioni mancanti e responsabilità di aggiornamento.

Basic e Comprehensive: da quale percorso partire

Il VS comprende un modulo Basic, con le informazioni di base, e un modulo Comprehensive, che aggiunge approfondimenti. Per applicare il Comprehensive occorre prima applicare il Basic. La scelta va collegata alle informazioni che i destinatari utilizzeranno, verificando le condizioni delle singole voci. La struttura è descritta nei paragrafi 6–8 dello standard.

Prima di ampliare la raccolta, conviene quindi capire quale risultato serve. Se il cliente chiede pochi indicatori, il lavoro iniziale può concentrarsi su quelli. Se l’obiettivo è preparare un report secondo il VS, occorre esaminare tutte le informative del percorso scelto e le rispettive condizioni: una raccolta parziale non equivale automaticamente a un report conforme.

L’utilità del percorso dipende dal bisogno aziendale. Un report può servire a più interlocutori o a seguire l’evoluzione dell’impresa; una risposta circoscritta può essere sufficiente per una richiesta specifica. Chiarire questa differenza aiuta a dimensionare il lavoro.

Le tre domande da chiarire prima di raccogliere i dati

Per iniziare, serve una ricognizione delle richieste e delle informazioni già disponibili. Possiamo organizzarla intorno a tre domande:

• Chi userà le informazioni e per quale scopo? Sapere se servono a un cliente, a una banca o alla direzione aiuta a definire contenuti e livello di dettaglio.
• Che cosa dobbiamo consegnare? Un questionario, alcuni indicatori o un report richiedono lavori diversi. Occorre precisare anche periodo, attività considerate, formato e scadenza.
• Dove sono le fonti e chi può controllarle? Individuare documenti e referenti permette di distinguere dati utilizzabili, informazioni da elaborare e lacune da colmare.

Immaginiamo, per esempio, una manifattura alla quale un cliente chieda consumi energetici, rifiuti e ore di formazione dell’ultimo esercizio. Una volta chiarita la richiesta, l’impresa può assegnare la raccolta all’amministrazione, al referente ambiente e a chi segue il personale. Il coordinamento serve a far lavorare tutti sullo stesso periodo e sullo stesso insieme di attività aziendali.

Questa prima ricognizione produce già un risultato utile: un elenco di informazioni da preparare, fonti da recuperare e persone da coinvolgere. È la base per decidere come proseguire e stimare il lavoro necessario.