È uno strumento di compliance aziendale tramite il quale i dipendenti o terze parti coinvolte (es. consulenti, fornitori, appaltatori) possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.

A livello europeo è stato normato già nel 2019 con la Direttiva n. 1937, entrata poi in vigore nel 2021. Sul piano nazionale, la Direttiva è stata recepita solo nel 2023, con il D.lgs. n. 24/2023, secondo cui le aziende italiane sono obbligate ad implementare un canale interno per la gestione degli illeciti.

Nello specifico:

• Le aziende pubbliche e private con più di 250 dipendenti sono state chiamate a implementare un sistema di segnalazione entro il 15 luglio 2023.
• Le aziende con più di 50 dipendenti (o anche con meno, ma che abbiano adottato un Modello 231 e/o che rientrino nei settori sensibili) sono state chiamate a farlo entro il 17 dicembre 2023.

Attraverso il canale di segnalazione interno è possibile segnalare illeciti commessi in violazione del diritto nazionale o europeo che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente pubblico o privato (es. frodi fiscali, riciclaggio di denaro, reati ambientali, reati in materia di appalti pubblici, reati in materia di salute e sicurezza, furti); mentre sono escluse tutte le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un diritto personale (es. collegate alla retribuzione).

Chi segnala deve essere venuto a conoscenza dell’illecito durante la propria attività lavorativa e le segnalazioni, per essere prese in carico, devono essere adeguatamente dettagliate. È possibile effettuarle in maniera anonima, ma saranno più difficili da gestire.

In ogni caso, viene sempre tutelata la riservatezza del segnalante e di tutti gli altri soggetti coinvolti, così come vengono tutelati da qualsivoglia azione ritorsiva come licenziamento, demansionamento o altre forme di discriminazione.

Ogni azienda obbligata, deve prevedere l’istituzione di un canale interno per le segnalazioni in forma scritta (raccomandata in triplice busta o software crittografato) e orale (numero di telefono dedicato o sistema di messaggistica vocale), oltre alla nomina di due soggetti in grado di agevolare e gestire il processo:

• il Facilitatore, ovvero chi aiuta i potenziali whistleblower a effettuare le segnalazioni, illustrando le specifiche dei canali;
• il Gestore della segnalazione, ovvero chi prende in carico la segnalazione, con l’onere di fornire un riscontro al segnalante entro 3 mesi.

Il sistema whistleblowing non costituisce soltanto un beneficio per i segnalanti, ma porta vantaggi significativi anche alle aziende, in quanto:

1. Garantisce la possibilità di riportare internamente illeciti e violazioni.
2. Permette alle aziende di identificare e gestire il rischio tempestivamente.
3. Limita i danni finanziari e reputazionali derivanti dagli illeciti.

Open Advisor S.r.l., in collaborazione con un team di professionisti specializzati, ti offre una consulenza su misura per permetterti di adempiere in modo conforme ai requisiti richiesti. In più, il servizio ha il vantaggio di rientrare nella formazione finanziata, facendo dunque risparmiare gli imprenditori.

Di seguito i vari step di adeguamento alla normativa, in cui possiamo seguirti dall’inizio alla fine:

• Call/incontro informativo – scelta canale – scelta facilitatore e gestore
• Redazione verbale incontro
• Formalizzazione incarichi gestore / facilitatore
• Comunicazione a dipendenti relativa ad adeguamento e formazione
• Formazione dipendenti
• Formazione facilitatore se interno
• Redazione verbali formazione
• Redazione atto organizzativo interno (AOI) con inserimento canale, numeri telefono ed eventuali e-mail
• Adeguamenti privacy
• Approvazione AOI
• Trasmissione via pec AOI ai sindacati
• Pubblicazione AOI sul sito
• Comunicazione AOI ai dipendenti
• Comunicazione AOI ai collaboratori esterni
• Affissione AOI in azienda