Software selection: consulenza per le aziende

Quante volte in azienda ci siamo chiesti come fare a velocizzare le attività d’ufficio o a far viaggiare in modo più efficace le informazioni tra i vari reparti (dagli acquisti, alla produzione, all’amministrazione, etc.)?

Quante volte ci sarebbe piaciuto che tutti fossero riusciti ad essere sempre aggiornati eliminando il rischio di errori e di asimmetrie informative?

Quante volte ci rendiamo conto che sarebbe molto meglio se tutti (tanti o pochi che siano) i software presenti in azienda si parlassero?

Se vi trovate spesso a fare queste riflessioni, non vi preoccupate. Siete nella condizione della maggior parte delle imprese: avete sempre investito sul reparto produttivo, forse anche su quello commerciale, ma ben poco, e con scarsa consapevolezza, sugli asset che oggi possono davvero fare la differenza: i Software.

Sì, perché i software giusti possono far cambiare davvero marcia a una azienda.

Potrete avere le migliori tecnologie, i migliori tecnici e i migliori prodotti, ma se vi mancano gli strumenti software per coordinare tutto questo, vuol dire che state sfruttando solo in parte il vostro potenziale e che potreste ottenere molto di più.

Prima di tutto, vanno precisati due capisaldi imprescindibili di cui tenere conto quando si inizia a pensare di voler introdurre un nuovo software in azienda:

1. Non esiste un software che vada bene per tutte le aziende. Non esiste una ricetta magica.
2. Non è l’azienda che si deve adattare ad un software (anche il più famoso o diffuso nel settore), ma è esattamente il contrario.

Il vero punto di partenza è sapere esattamente ciò che si cerca, ciò di cui si ha bisogno.

Il tanto tempo dedicato alla definizione del “desiderata” è certamente quello più prezioso. Infatti, essere frettolosi e superficiali in questa fase può costare carissimo: migliaia di euro e centinaia di ore spesi dietro a uno strumento che velocemente si rivelerà inadeguato. Non si deve essere troppo semplicistici nella definizione delle aspettative, né troppo esigenti (a rischio di voler un software con un livello estremo di personalizzazioni).
Definito bene il capitolato di fornitura, necessario per evitare di dare informazioni differenti e imprecise ai diversi possibili fornitori, parte la vera e propria selezione.

La ricerca non avviene solo relativamente in relazione alle specifiche funzionali ma anche in base a:

• Esperienze nel settore o applicazioni simili
• Livello di servizio di assistenza
• Dimensione dell’impresa
• Organizzazione interna e capacità di project management
• Completezza della suite (ampiezza e completezza dei moduli)

Dopo un percorso di confronto tecnico ed economico delle offerte ricevute, secondo un modello ad imbuto, identifichiamo le soluzioni che meglio si combinano alle esigenze dell’impresa.

Da lì in avanti, la selezione delle aziende in Short List porterà alla selezione della soluzione migliore. I project manager saranno poi in grado di guidare il progetto di implementazione. Scopri il nostro servizio di project management.

In questo particolare momento storico in cui non è possibile commettere degli errori, un’azienda non può sbagliare investimenti così strategici e fondamentali come i software.

Investire in una consulenza per l’affiancamento alla ricerca del miglior software non è mai un cattivo investimento. Come una polizza assicurativa, vi mette al riparo dalle disastrose conseguenze che la scelta di un software sbagliato, in quanto inesperti in questo tipo di ricerche, può comportare.

Trovare il software giusto all’interno del sconfinato panorama del mercato delle soluzioni IT è una attività molto lunga: assorbe tanto tempo ed energie. Inoltre, per non dimenticare dettagli fondamentali, richiede anche molta esperienza.

Affidarsi ad un consulente esterno offre molti vantaggi:

• approccio metodico alla definizione delle specifiche: un punto di vista esterno e critico sui processi da gestire garantisce la neutralità di pesatura delle priorità tra i requisiti.
• risparmio di tempo: dalla stesura del capitolato tecnico alla gestione della selezione.
• rispetto delle tempistiche: la software selection fatta internamente rischia di essere una attività marginale, fatta solo nei ritagli di tempo.
• valutazione imparziale e analitica delle diverse soluzioni candidabili.

I consulenti di Open, esperti in processi organizzativi, vi offrono l’opportunità di ottimizzare i processi prima di inserire, su flussi operativi che non sono ottimali, un nuovo software pensato ad hoc per l’impresa.

Il nostro team di esperti è in grado di guidarvi nella ricerca del software che meglio si adatta alle vostre esigenze in tempi rapidi, grazie alle numerose esperienze maturate che hanno permesso di consolidare un percorso già molto ben tracciato.

Le fasi di lavoro:

FASE 1: Assessment

• Analisi funzionale processi AS-IS e raccolta dei desiderata TO-BE
• Proposte per eventuali ottimizzazioni organizzative

FASE 2: SW Selection

• Raccolta specifiche tecnologiche/informatiche su impianti/macchinari/infrastrutture IT
• Stesura capitolato tecnico
• Definizione profilo fornitori
• Ricerca fornitori
• Apertura call for tenders
• Assistenza fornitori in fase di offerta
• Sintesi offerte e pre-valutazione tecnica economica
• Presentazione risultati
• Meeting con fornitori short-list per analisi tecnica di approfondimento
• Raccolta offerte definitive
• Presentazione risultati
• Affiancamento in fase di negoziazione

FASE 3: Project Management Deployment